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导语:这篇文章棒极了!SEO/SEM/社会化媒体营销高管如何充分利用每天24小时处理繁冗工作?此篇文章为我们提供了国外知名营销高管经过亲身实践得来的时间管理解决方案,最后还推荐了7个实用的软件。看完此文,让工作效率得到显著提升。方案简单易行,看完即可上手操作。

时间管理也是每一个管理者面对的最困难的问题之一。

无论你是管理一个小团队还是某大型跨国集团,都很难平衡花在自己的实际产出或团队管理上的时间。要找到这种平衡,需要评估好每一项工作的优先级。你是花时间帮助自己的团队还是让自己静静的坐在办公室独立处理某一个项目?如果突然出现紧急事件,你是否会花时间优先解决?所有的问题,都需要我们在长期和短期目标之间做出选择。

但这是说起来容易做起来却比较难。想知道伟大的管理者如何安排自己的时间吗? 这里有一些关于时间安排的高级技巧分享给大家,这些技巧经过欧美管理者的亲身实践而来。

  1. 他们有一个电子邮件系统

虽然我们知道电子邮件是一种很占时间的沟通方式,但仍不失为我们给我们的团队传送信息的最好的途径之一。作为一个管理者,处理好邮件收件箱是非常重要的,特别是要对邮件的重要性作一个的优先级排序。

不同的人选择处理邮件的系统可能不同,有人选择用foxmaik、outlook,你可以根据自己的喜好选择一个。

“处理邮件对于我来说是一个很大的挑战。” Nataly Kelly(Nataly Kelly 是HubSpot的VP,负责本地化营销工作)说。“我尽量去简化我的收件箱,把它分为三个文件夹:1)马上处理;2)稍后阅读;3)参考使用。我会把收到的邮件都归类到这三个文件夹下,当有时间我就会打开文件夹处理邮件。而使用邮件过滤器让我更方便。”她说。

管理你的邮箱收件箱的另一个方法是使用Gmail Andreas科林格的方法——这是我个人最喜好的管理邮件优先级的方法。

HubSpot的客户经理Amanda Sibley建议我们留出特定的时间来处理邮件,特别是当我们每天都很繁忙的时候。“我会固定的安排早上和晚上各一个小时来处理邮件,”她说。

最后,还有一些很棒的电子邮件工具帮助你简化电子邮件处理流程。HubSpot的市场营销经理 Melissa Miller推荐Boomerang来处理邮件。Boomerang是Gmail插件,让你存档的邮件晚些时候也将出现在你收件箱的未读消息中,除此以外,它还有一些有用的其他功能。Miller使用Boomerang来确保她之前未阅读的邮件设置为在一个特定的时间响应(这个功能可以简单的理解为未读邮件闹钟提醒功能)。

  1. 有效的管理者会封锁时间处理重要工作

在HubSpot我们把这样的时间段叫做“GDS time”,即“Get Something Done”。管理者经常发现自己迷失在各项繁杂的工作中,让我们无法在各项工作中做到平衡以达到最好的成效。

当有重要且紧急的事情需要优先解决时,HubSpot的市场主管Debbie Farese会安排一天时间在家封闭处理。因为如果她到办公室时间会被各种会议占满而无暇处理其他事情。“当我在家工作时,我的时间更富有成效。我会用视频会议和在办公室或者其他场所办公的同事进行沟通。”

HubSpot的市场 VP Meghan Anderson也做了同样的事情:“无论我的团队乐不乐意,如果他们需要我,都需要提前跟我预定好时间。我的任何未被预定的时间都会被其他工作排满。为了让自己卓有成效,我需要把时间都事先做好安排,不能做任何浪费。”

除此以外,还有另外的方法吗?从身体上远离其他事情的干扰。“我会希望我的团队在任何他们需要的时候都能找到我,所以我更多的时间会待在办公室。”Sibley说,“但是如果有一天我必须完成的某一项重要工作,比如我们CMO分配给我的工作,,我会关掉邮件,然后把自己关在一个房间里,直到完成它。”

Sibley解释说,“这种选择是清晰的。你只要在团队沟通和自己产出直接做好权衡,就能很容易理解自己需要专注在哪一件事情上。”

3)和相关人员进行一对一沟通

这里有一个快速的解决方案:提前在你的日历表上预定好时间,找到相关人员一对一的一个接一个的沟通解决问题,这将让你工作效率和进度大大提升,而不会干扰到其他项目。

“星期二和星期四是我固定的一对一交流的时间” Farese说,“这样做,让我在这两天全部投入处理与他们的事情,另一方面,这一周的其他时间我可以着手处理别的事情。”

4)当别人休息的时候他们还在处理工作

对一些管理者来说,最好的“GDS time”是当别人不工作的时候。这正是HubSpot的的公关和品牌总监Nathaniel Eberle的做法。在繁忙的日子里,他会使用早晨或者夜晚的时间完成写作,或者回复邮件,又或者进行批判性的思考。

“无论你是一个早起的人还是一个夜猫子,不妨在别人睡觉的时候,我们自己留出一些时间来完成工作。”他说,“如果你清醒的认识到每一天的重要性,并且远离网络,关闭手机,会让你避免迷失于繁杂的工作中。”

Kelly也有同样的感觉:“有些人认为我们不应该在晚上工作,”她说,“但我通常会在晚上补上电子邮件和进行社交媒体发布,并计划好明天的工作。”

5)有效的划分好工作的优先级

如果你是一个管理者,令人兴奋的是每天会面临很多具有挑战性的工作。但需要理清思绪,给工作划分好优先级。最有效的管理者能够识别哪些任务需要立即完成,哪些可以延后处理。

那么,如何有效的划分优先级呢?HubSpot博客的内容营销负责人Ginny Soskey喜欢运用矩阵:

高效能营销高管的时间管理法则 1

高效能营销高管的时间管理法则 :四象限图表

“我们应该关注那些在上半部分的工作:重要目标或者关键性活动,” Soskey说,“我尽量少花时间在低重要性和低紧急性的任务上。”她试图将的待办事项一一归入到四象限图表里。当事情发生时,不是毫无准备的去应对而是使自己的工作有序的进行。HubSpot用这个矩阵来评估工作的优先级。

维护HubSpot上关于销售文章的知名博主Emma Snider强调:尽量把向你汇报的人放在第一位。“我再也不想成为团队执行工作的障碍,我不想听他们说等待我指导或者编辑。我要做的是当问题还没发生时就提前做好预防。”

“这就需要平衡好你的团队和自己的需求,知道自己的目标是什么” Sibley说,“在给定的时间的前提下问自己:你是100%的帮助你的团队? 还是需要低头编辑?然后根据计划必须在当天完成设定目标。”

 6)他们腾出时间锻炼身体

很多人把工作放在第一位,甚至高于家庭、朋友和健康。但当你的身体出问题时,无论是你自己的产出还是团队管理你都无法进行。当你停止锻炼,你的身体和精神就会出现健康隐患。作为管理者,这直接影响你自己甚至整个团队的工作进度。

“我几乎每天凌晨四点半左右就起床锻炼身体,” Kelly说,“这是我平衡工作和身体技巧,尽快这种习惯需要很长时间适应,但无论如何都要坚持下去,因为如果不锻炼就会影响当天的工作效率。”

Bonnici也有类似的方法,他除了每天12:00-13::00点跑步、游泳,或者和某个朋友一起跑步竞赛。我需要这样做。这样我在剩下的时间进行工作更有效。”Bonnici说。 

7)召开以行动为导向的高效的会议

没有什么比召开无效的会议更令人沮丧的了。 我们可以少用无效的会议占用我们宝贵的时间。取而代之的应该是高效的会议和实际的行动。作为一名管理者,你有权利来召开以行动为导向的高效的会议,会议中谈的一切都是有目的的。

HubSpot的亚太和日本营销主管Ryan Bonnici建议准备一个会议议程,并将其发送给与会者。“我喜欢在会议开始前有明确的议程,这样可以让对会议提前做好功课,而且这样,我们都可以充分利用的会议时间。”他说。 

Kelly建议提前为会议通过google文档或其他工作创建一个简单的、三列的议程表。

“在会议开始时,在左侧,写下此次议题,”她说。“在中间,记下主要讨论点。在右面一栏,添加行动项目。这将确保避免讨论一个没有明确的行动导向的会议。 “会议结束的时候,你可以用电子邮件发送会议笔记给参会者。”

8)他们练习感恩

你认为这是一个很随意的建议吗? 根据哈佛、耶鲁、斯坦福、伯克利大学、哥伦比亚大学的学术研究,保持一颗感恩的心可以提高生产效率。

如何练习这个技巧?

高效能营销高管的时间管理法则 2

高效能营销高管的时间管理法则

现在写下你感谢来增加快乐,这将提高工作效率。感恩是最被低估的提高工作效率的工具之一。

“无论你信不信,但我真的发现,感恩能够让我们更加身心平衡”凯利说。“我喜欢使用iPhone的 Postagram APP。 我用它快速拍照,然后输入一个简短的感谢语发送给身边的人。在这个世界上,一切都是数字,这样的温馨的感谢语在千万的数字信息中脱颖而出,让对方感觉到我的感恩之情。”

9)他们使用什么样的工具

团队中的每个人都有自己的风格,但是每一个团队都应该使用项目管理工具。 HubSpot的博客团队使用Trello,例如,它可以让你拖拽、下拉,并区分颜色操作的待办事项列表。这些功能许多其他工具没有。

高效能营销高管的时间管理法则 3

高效能营销高管的时间管理法则

以下推荐几个供个人或团队使用的项目工具:

 Google Drive

Google Drive是一个简单但功能强大的工具。Anderson说,她在很大程度上依赖于它,从用它做一对一的会议笔记,用它跟踪目标和做预算表格。而且你可以在任何设备上访问它。

Asana

Asana是Bonnici首选的个人和团队的工作管理工具。这是一个具有良好用户体验的APP。由Facebook联合创始人Dustin Moskovitz研发,允许您创建任务,并将它们分配给团队成员,设置截止日期,添加注释,添加附件,创建内部检查表,并通过评论与他人沟通。

Bonnici使用它从项目管理到完成一对一会议任务。“它使一切相关项目归类为一组任务,相比基于随机优先邮件,可避免混乱和难以理解的分类。”

Wunderlist

Wunderlist是一个美观的界面和用户友好的应用程序,允许您创建任务列表,您可以与同事分享,并允许您添加子任务并检查,到期日期,提醒等等功能。

Anderson使用Wunderlist跟进团队每个成员的问题和想法。“当你有想法出现时,它可以让你快速添加笔记”她说,“它帮助我,让我避免任何疏漏。”

Slack

最后推荐一个工具:Slack。

大多数的管理者发现团队受益于使用一个实时沟通软件,如Slack或HipChat。“作为一个团队,我们利用Slack保持全球办公室联系,减少用邮件沟通带来的成本,并保持同步。” Anderson说。

Slack有一个特别简单和灵活的平台,可以兼容很多不同类型的电脑系统。另外,它有一个强大的搜索功能和上传文件的功能,很多团队都选择它。

你有什么建议来管理你的时间作为一个经理?欢迎给我们留言。
译者简介:伍刀刀,多年网络营销经验,目前潜心研究SEO领域,在九枝兰网络营销任资深SEO咨询师。
原文作者:Tony Edward,国外某公司的高级SEO经理,拥有7年网络营销经验。对于搜索引擎优化、搜索引擎竞价推广、社交媒体和视频营销具有深度研究。

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